פרוטוקול ישיבה הוא אלמנט רשמי חשוב בכל ארגון המתנהל בצורה מסודרת ומבוקרת, אבל תיעוד של תוכן הישיבות נועד למלא מטרות נוספות, חשובות לא פחות ואולי אף יותר. בכל ישיבה שאתם מנהלים, נאמרים דברים שלפעמים צריך לחשוב עליהם יותר לעומק ושראויים למחשבה שנייה. היכולת לעבור על תוכן הישיבה בראש שקט, להקשיב לדברים שנאמרו ולהפיק מהם את המרב היא יכולת סופר חשובה לארגון שמתמודד עם אתגרי צמיחה ותחרות בלתי פוסקים. זהו בדיוק המקום בו יכולה הטכנולוגיה של הקלטות ישיבות להעניק לכם פיצ'ר ארגוני ניהולי שאולי עוד לא חוויתם בעבר.
תיעוד הפעילות בארגון
ככלל, הרעיון שעומד מאחורי פרקטיקות של הקלטות ישיבות או הפעלה של מערכת ניהול חדרים הוא תיעוד של הפעילות המתקיימת בארגון או בכל מרחב אחר בו מיושמות הפרקטיקות הללו. למה נועד התיעוד זה כבר עניין אחר ולכל ארגון יש הסיבות שלו – ביקורת פנים, מעקב עבודה, תיעוד לצרכים משפטיים או תיעוד לצרכי למידה וצמיחה – כל אלה יכולות להיות סיבות נהדרות להפעלה של מערכת לחדרי ישיבות והקלטה של ישיבות ואפילו שיחות הטלפון המתנהלות בארגון. זה נכון שבתחילה ישנו חשש מסוים בהיבט של הפרטיות, אבל עם הזמן החשש הזה מתברר כחשש שווא, שלא מטריד עוד אף אחד בארגון. או אז נותר הערך האמיתי של תיעוד המידע בארגון והערך הזה יכול להיות פנומנלי בעידן בו אנו חיים.
איך עושים את זה נכון?
כאשר אתם מקבלים החלטה לתעד את תעבורת המידע בארגון, אתם לא רק בונים לעצמכם יכולת חדשה אלא בעיקר בונים על אותה יכולת. במילים אחרות, כשאתם מבצעים הקלטות ישיבות או מחליטים לשלב מערכת ניהול חדרים בארגון, אתם חייבים להיות בטוחים שהכל עובד בצורה חלקה בכדי להבטיח שתעבורת המידע אכן תתועד. אם ניקח למשל את הסצנה של הקלטת ישיבת הנהלה בחדר הישיבות, אתם רוצים להיות בטוחים שהמיקרופונים קולטים את כל הקולות שבחדר בצורה ברורה ונהירה, ששומעים כל אחד בצורה ברורה ואפילו כאשר כמה דוברים מדברים יחד, עדיין ניתן להקשיב לכל אחד מהם.
זוהי כמובן רק דוגמא בסיסית לסטנדרטים שעל פיהם צריך תיעוד תעבורת המידע בארגון שלכם להתנהל וישנם עוד לא מעט היבטים טכניים ופרוצדורליים שאותם יהיה עליכם לברר ולגבש במסגרת מדיניות מסודרת. לשם כך נדרש לכם גורם מקצועי, שמתמחה בדיוק וספציפית בתחום הזה. ספק שירותי המחשוב שלכם הוא לא הגורם הזה וגם לא חברת תקשורת ארצית המספקת שירותי תקשורת גנריים. אתם צריכים גורם מקצועי שמתמחה במערכות טכנולוגיות, ציוד ואבזור בתחום תעבורת המידע ואתם רוצים לוודא שאתם בוחרים בגורם מקצועי שיסייע לכם לעמוד בהבטחה – תיעוד של כל המידע שאתם בונים על כך שהוא אכן מתועד.
חברת טלביז היא אחת החברות המובילות בישראל בתחום של וידאו קונפרנס, ציוד הקלטה לארגונים ומערכות מתקדמות לניהול ישיבות וחדרים. הצוות המקצועי של טלביז ישמח לשבת איתכם ולסייע בגיבוש מערך תיעוד תעבורת המידע בארגון וכמובן להתקין עבורכם את כל המערכות הנדרשות על פי הסטנדרטים הגבוהים ביותר בתחום. לפרטים נוספים צרו עמנו קשר עוד היום בטלפון 03-9677632 ונשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה ועניין.
03-9677632